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Integrare le comunicazioni per stare al passo con le persone
Integrare le comunicazioni per stare al passo con le persone
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Il punto di vista di Sandro Profeti, Marketing & Communication Manager, Unify Italy

“Mi hai mandato queste informazioni via email o me le hai segnalate in chat?”

“Mi sembra di avertele date in conference call. O forse ti ho mandato un sms.”

Ha così inizio la caccia a quei dati importanti che tutti ricordano esistere, ma nessuno sa dove.

 

Le persone sono ormai abituate a passare dalle e-mail al telefono dell’ufficio, dal cellulare e alla videoconferenza, ma il contenuto delle interazioni non si muove con loro.

Oltre all’emblematico “e ora dov’è finita quell’informazione?” che deriva da differenti strumenti di comunicazione che non collaborano tra loro, esistono altre frustrazioni. Nessuno ama il ciclo senza fine del download di questo o quel plug-in per poter partecipare a una conference call. Altrettanto noioso è dover ricordare una password differente per ogni app di comunicazione. Non solo crea carichi di lavoro extra, ma può essere scoraggiante per i dipendenti meno attenti o con poca esperienza tecnologica.

E dal punto di vista delle aziende, se i tempi dei dispositivi fissi correlati alla scrivania sembrano ormai poco più che un ricordo, il passaggio a nuovi modelli comporta problemi di sicurezza per l’archiviazione dei dati e il controllo degli accessi. La sfida è quindi integrare queste piattaforme con i sistemi di gestione delle risorse umane esistenti e le intranet aziendali, senza incorrere in costi eccessivi per l’implementazione di soluzioni dedicate.

 Lasciar perdere non è un’opzione

Può essere allettante fare spallucce e accantonare tutto nella pila delle questioni “troppo difficili da affrontare”, ma questo oggi non è più possibile. Per i dipendenti, rimanere in contatto con i colleghi è fondamentale, ovunque si trovino nel mondo.

Prendete ad esempio la videoconferenza. Permette un elevato livello di collaborazione, come se tutti i partecipanti si trovassero nella stessa stanza, senza considerare il significativo risparmio in termini di costi di viaggio e relativa perdita di produttività. Per le organizzazioni, la globalizzazione e la necessità di comunicazioni scalabili ha fatto crescere il mercato delle videoconferenze a un valore stimato di 7,85 miliardi di dollari entro il 2023.

Anche i dipendenti la apprezzano. Un sondaggio di Gigacom ha rilevato che una netta maggioranza di utenti ritiene che contribuisca a completare i progetti e condividere le opinioni. Forse questo c’entra anche con i possibili cali di attenzione: lo stesso sondaggio ha riscontrato che le persone hanno meno probabilità di eseguire attività multitasking durante una videochiamata rispetto alle chiamate audio.

Applicazioni di terze parti possono però avere problemi in termini di qualità audio delle chiamate e stabilità delle connessioni. A questo si aggiungono preoccupazioni relative alla protezione di dati critici da accessi non autorizzati – per non parlare degli audit di conformità – e così le promesse di miglioramento in termini di produttività iniziano a diventare un miraggio.

Ottimizzare gli strumenti

 

La sfida, quindi, è di capire come ottenere vantaggi e risparmiare, senza dare vita a una nuova serie di problemi. Abbandonare un approccio frammentato e adottare una efficace piattaforma di comunicazione unificata e collaborazione basata su cloud è la strada giusta per risolvere molti di questi problemi.

I dipendenti apprezzano la possibilità di rispondere a una chiamata sul proprio telefono aziendale e poterla trasferire sul cellulare senza interruzioni, in modo da poter continuare senza perdere il treno verso casa. Avere un ambiente centralizzato di contenuti e di archiviazione, dove poter eseguire ricerche, pone fine a considerazioni del tipo “Ho quell’informazione, è nella mia e-mail, dovrò mandartela più tardi” durante riunioni o telefonate.

Per le organizzazioni, diventa anche più semplice offrire questi strumenti al personale. Se questa nuova piattaforma è collegata al sistema HR aziendale, questo vuol dire che i nuovi dipendenti possono avere un accesso appropriato agli strumenti di videoconferenza, comunicazione e collaborazione fin dal primo giorno. Allevia inoltre le preoccupazioni relative alla protezione dei dati critici da accessi non autorizzati, senza compromettere le funzionalità disponibili e la user experience complessiva, indipendentemente dal luogo in cui vengono utilizzati. E non c’è alcuna spiacevole sorpresa al momento di un audit poiché si sa esattamente cosa è in uso, dal momento che i dipendenti non devono utilizzare di nascosto strumenti alternativi non approvati per portare a termine il lavoro. Meglio ancora, avere un ambiente basato su cloud significa che dar loro funzionalità adeguate non richiede costosi investimenti in termini di hardware, come sarebbe il caso di una Multipoint Control Unit (MCU) per la videoconferenza che bisogna poi gestire e manutenere.

I dipendenti si aspettano di poter accedere a una serie di strumenti di comunicazione e collaborazione. La sfida ora è fornirli senza rendere la vita più difficile né a loro né alle aziende. Abbracciare l’integrazione è la chiave per raccogliere i frutti in termini di produttività.

 

Nella foto  Sandro Profeti, Marketing & Communication Manager, Unify Italy

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